En viktig del av beredskap är att öva och testa systemen, så att eventuella problem och förbättringspunkter kan identifieras innan en kritisk situation uppstår.

I slutet av oktober 2022 ordnade Helsingfors hamn en omfattande säkerhetsövning. Övningen simulerade en situation där ett fiktivt hot störde hamnens verksamhet. Även om hotet var påhittat försökte man göra scenariot så realistiskt som möjligt och träna hur man ska agera i en sådan situation.

Vissa aktörer är enligt lag skyldiga att regelbundet genomföra övningar av sina processer – och detta gällde även Helsingfors hamn.

– Ibland kan övningen vara virtuell, men med vissa intervaller måste situationerna simuleras så realistiskt som möjligt, förklarar Eero Laaksonen, säkerhetschef vid Helsingfors hamn.

Ju bättre processer vi har, desto bättre kan vi förbereda oss för verkliga situationer.

”Hotfull person på väg mot hamnen för att lämna landet”

Helsingfors hamn började använda Secapp våren 2022, och i denna övning spelade Secapp en central roll som system för kritisk kommunikation.

”Vi kunde testa kommunikationens roll i större utsträckning: hur man når intressenter och hur enkelt eller svårt kommunikationen fungerar under övningen,” berättar Eero Laaksonen.

Scenariot byggde på en fiktiv händelse: en hotfull person som hade setts i huvudstadsregionen rapporterades vara på väg mot hamnen för att lämna landet.

Information mottogs bland annat från myndigheter och vidarebefordrades via Secapp till hamnens operativa personal.
En ”målperson” hade tilldelats att röra sig i hamnområdet, och en del av övningen var att testa hur snabbt personen kunde identifieras.

Situationsbilden i fickan – allt via mobilen

Övningen inleddes med ett larm genom Secapp. Under övningen simulerade även Eero Laaksonen, säkerhetschef vid Helsingfors hamn, situationen så realistiskt som möjligt i sin roll.

När larmet kom tog han kontroll över situationen via Secapps mobilapp, eftersom han ville testa ett mycket troligt scenario – att han i en verklig situation kan vara i rörelse och inte vid sin dator.

Att använda Secapp via laptop eller stationär dator är vanligt, men vad händer om ingen befinner sig vid sin dator? Förutom att öva på att använda Secapp för att få en övergripande lägesbild var målet också att se hur långt man kan komma med mobilappen och vid vilken punkt man behöver ta till ett telefonsamtal.

”Målen med övningen uppnåddes. Inom bara några minuter hade två tredjedelar av personerna i meddelandekedjan bekräftat Secapp-meddelandet med ”OK”,” säger Laaksonen.

När de första meddelandena hade skickats var det enkelt att ringa upp och ge mer detaljerad information och instruktioner till dem som behövde det.

– Secapp var ett bra ledningsstöd. Vi kunde konstatera att vi kan nå ett stort antal personer och även se hur de reagerar på meddelandena.

Övningen ledde till förbättrad kommunikation

Allt gott som slutar väl – den fiktiva hotfulla personen greps och meddelandena skickades och mottogs som planerat.
Samtidigt identifierades områden som kunde utvecklas och processer som behövde finslipas. Att hantera all kommunikation enbart via en smartphone är långsammare, särskilt om man måste skriva meddelanden i flera konversationer på en liten skärm – medan samma telefon dessutom ringer samtidigt.

God förberedelse är verkligen halva arbetet. En av de viktigaste lärdomarna gällde planeringen av meddelandemallar i Secapp. Genom att skapa grundläggande mallar direkt i systemet kan olika meddelanden och handlingsrutiner snabbt skickas till rätt användargrupper.

En annan observation gällde användargrupperna, som bör byggas och namnges noggrant i förväg – och onödiga eller överlappande grupper bör tas bort.
På så sätt vet användarna exakt vem som får vilket meddelande, och informationsflödet vilar på en säkrare grund.

Planera, öva och håll systemet levande

Att planera kommunikationsprocesser med olika intressenter är en viktig del av beredskapen. Enligt Eero Laaksonen, säkerhetschef vid Helsingfors hamn, används Secapp i dag för allt som avviker från det normala.

Detta inkluderar exempelvis strömavbrott, händelser som påverkar trafiken eller hamnens verksamhet, samt andra exceptionella situationer.
Användarna uppskattar det intuitiva gränssnittet, och genom regelbundna övningar håller de sig förtrogna med systemet.

“Det bästa med Secapp är att ett meddelande kan riktas till hela hamnen eller bara till det område där något inträffar.”

Laaksonen berättar att Secapp också är utmärkt för att snabbt se vem som har bekräftat ett meddelande – och om en person i en kritisk roll inte har reagerat i tid, vet man att man måste ringa upp.

– Secapp är en tydlig förbättring jämfört med tidigare kommunikationslösningar. Även om telefonsamtal fortfarande behövs sparar Secapp tid, eftersom larmproceduren kan förenklas och situationen hanteras smidigt inom den berörda gruppen.