Published On: 25.11.2022Last Updated: 25.11.2022Categories: Asiakaskokemukset

Yksi tärkeä osa varautumista on harjoittelu ja järjestelmien testaaminen, niin että mahdolliset haasteet ja kehitettävät toimintatavat tulevat esiin jo ennen kuin kriittinen tilanne on käsillä.

Helsingin satamassa järjestettiin lokakuun 2022 lopussa laaja turvallisuutta koskeva harjoitus. Harjoituksessa jäljiteltiin tilannetta, jossa kuvitteellisen ulkoisen uhan vaikutukset koskettaisivat sataman toimintaa. Vaikka uhka oli kuvitteellinen, tilanteesta pyrittiin silti tekemään mahdollisimman aito ja siten harjoittelemaan uhkaskenaarion mukaista toimintaa.

Tietyille toimijoille on jo viranomaisvaatimuksissa säädetty prosessien säännöllisestä harjoittelusta, ja siitä oli kyse myös nyt järjestetyssä harjoituksessa. Harjoitus voi välillä olla niin sanottu virtuaalinen “pöytäharjoitus”, mutta tietyin väliajoin on harjoiteltava tilanteen simuloimista mahdollisimman realistisesti, kertoo Helsingin sataman turvallisuuspäällikkö Eero Laaksonen.

Mitä varmemmalla pohjalla prosessit ovat, sitä paremmin pystytään myös varautumaan todellisiin tilanteisiin.

“Uhkaava henkilö pyrkii satamaan ja laivalla pois maasta”

Helsingin satama on ottanut Secappin käyttöön keväällä 2022 ja tässä harjoituksessa myös Secappilla oli iso rooli kriittisen viestinnän järjestelmänä.

– Pääsimme nyt harjoituksen aikana testaamaan myös laajemmin viestinnän osuutta, sidosryhmien tavoittamista ja tekemään havaintoja miten helppoa tai vaikeaa tilanteen aikainen viestintä on, taustoittaa Laaksonen.

Järjestetyssä harjoituksessa oli kyseessä ennalta suunniteltu kuvitteellinen tapahtuma: pääkaupunkialueella havaitun uhkaavan henkilön oli raportoitu suuntaavan satamaan ja sitä kautta pois maasta.

Harjoitusskenaariossa satamaan saatiin tieto asiasta muun muassa viranomaisilta, ja tieto kulki Secappin kautta eteenpäin sataman operatiiviselle henkilöstölle. Sataman alueella oli rooliin sovittu “kohdehenkilö”, ja harjoituksen yhtenä osana oli testata, kuinka nopeasti hänet havaitaan.

Yleiskuva tilanteesta taskussa ja mobiilisti mukana

Harjoituksessa lähtökohtana oli, että viestintä alkaa Secappiin tulevalla hälytyksellä. Harjoituksen aikana myös Eero Laaksonen itse simuloi mahdollisimman pitkälle todellista tilannetta turvallisuuspäällikön saappaissa.

Hälytyksen tullessa hän otti tilanteen haltuun Secappin mobiilisovelluksella, koska hän halusi testata hyvin todennäköistä skenaariota siitä, että aidossakin tilanteessa saatetaan olla liikkeellä, eikä tietokoneen ääressä.

Kannettava tietokone tai operointi työpisteen pöytäkoneella ovat toki Secappin käytössä luonnollisia käyttötapoja, mutta entäpä, jos tilanne tulee vastaan silloin, kun ketään ei ole koneen ääressä? Sen lisäksi, että harjoiteltiin Secappin käyttöä tilannekuvan tukemiseen, harjoituksessa haluttiin nähdä myös, miten pitkälle pärjätään mobiilisovelluksella ja missä vaiheessa täytyy soittaa.

“Harjoituksessa saavutettiin sille annetut tavoitteet. Jo muutamassa minuutissa kaksi kolmasosaa viestiketjussa olevista henkilöistä kuittasi Secapp-viestiin OK”

Miten Secapp sitten onnistui tehtävässään tavoittaa oikeat henkilöt?

“Harjoituksessa saavutettiin sille annetut tavoitteet. Jo muutamassa minuutissa kaksi kolmasosaa viestiketjussa olevista henkilöistä kuittasi Secapp-viestiin OK”, kertoo Eero Laaksonen.

– Kun ensimmäiset viestit oli hoidettu Secappilla, oli helpompi sen jälkeen soittaa puhelimella tarkemmat tiedot ja ohjeet heille, joille lisätietoa oli tarpeellista jakaa. Secapp toimi johtamisen tukena hyvin, ja pystyimme toteamaan, miten sen avulla saadaan tavoitettua nopeasti suurikin määrä ihmisiä ja myös reagoimaan viesteihin.

”Secapp toimi johtamisen tukena hyvin, ja pystyimme toteamaan, miten sen avulla saadaan tavoitettua nopeasti suurikin määrä ihmisiä ja myös reagoimaan viesteihin.”

Harjoituksesta huomioita häiriöviestintään

Loppu hyvin, kaikki hyvin – kuvitteellinen uhkaava henkilö saatiin kiinni ja viestit kulkivat. Kehitettäviä asioita nousi vastaisuuden varalle ja prosesseihin vietäväksi. Pelkän matkapuhelimen varassa kaikkea viestintää on hitaampaa hoitaa, varsinkin jos se on viestien naputtelua erillisiin keskusteluihin pienehkön puhelimen näytöllä ja vielä, jos sama puhelin soi samalla.

Hyvin suunniteltu on siis puoliksi tehty. Secappiin luotavien erilaisten valmiiden viestipohjien suunnittelu on yksi harjoituksessa havaittuja kehityskohteita. Kun Secappiin on valmiiksi tehty perusmuotoisia viestipohjia, niitä käyttämällä erilaiset viestit ja toimintaohjeet saadaan nopeasti perille erilaisille käyttäjäryhmille.

Toinen havainto koskikin juuri käyttäjäryhmiä, jotka myös kannattaa rakentaa – ja nimetä – huolella etukäteen sekä poistaa turhat tai päällekkäiset ryhmät. Silloin tiedetään kenet mikäkin viesti tavoittaa ja saadaan varmuus tiedon kulkemiselle.

Suunnittele, harjoittele ja pidä käyttö tuttuna

Ylipäätään viestinnän prosessien suunnittelu yhdessä eri sidosryhmien kanssa on tärkeä osa varautumista. Eero Laaksonen kertoo Secappin olevan tällä hetkellä käytössä Helsingin satamassa normaalista poikkeavissa arkitilanteissa.

Sellaisia tilanteita ovat esimerkiksi sähkökatkot, liikenteeseen tai sataman toimintaan vaikuttavat asiat tai muut poikkeustilanteet. Käyttämisen helppous saa sataman käyttäjiltä kiitosta, ja järjestelmän käyttö pyritään pitämään käyttäjille tuttuna vähintäänkin erilaisten harjoitusten kautta.

“Secappissa on myös hyvä, kun viestin voi kohdentaa koko satamaan tai vain sille alueelle, missä tapahtuu.”

“Secappissa on myös hyvä, kun viestin voi kohdentaa koko satamaan tai vain sille alueelle, missä tapahtuu.” Laaksonen sanoo Secappin eduksi myös, että siitä näkee nopeasti ketkä viestin ovat kuitanneet, ja jos joku kriittinen henkilö ei ole reagoinut ajoissa, tietää tarttua puhelimeen ja soittaa hänelle.

– Secapp on parannus verrattuna aikaisempaan viestintään. Vaikka soittamista edelleen tarvitaan, säästää Secapp aikaa, kun hälytyskaaviota voidaan nyt yksinkertaistaa ja hoitaa varsinainen johtaminen tietyn ryhmän kesken, Laaksonen kertoo.

Yksi tärkeä osa varautumista on harjoittelu ja järjestelmien testaaminen, niin että mahdolliset haasteet ja kehitettävät toimintatavat tulevat esiin jo ennen kuin kriittinen tilanne on käsillä.

Helsingin satamassa järjestettiin lokakuun 2022 lopussa laaja turvallisuutta koskeva harjoitus. Harjoituksessa jäljiteltiin tilannetta, jossa kuvitteellisen ulkoisen uhan vaikutukset koskettaisivat sataman toimintaa. Vaikka uhka oli kuvitteellinen, tilanteesta pyrittiin silti tekemään mahdollisimman aito ja siten harjoittelemaan uhkaskenaarion mukaista toimintaa.

Tietyille toimijoille on jo viranomaisvaatimuksissa säädetty prosessien säännöllisestä harjoittelusta, ja siitä oli kyse myös nyt järjestetyssä harjoituksessa. Harjoitus voi välillä olla niin sanottu virtuaalinen “pöytäharjoitus”, mutta tietyin väliajoin on harjoiteltava tilanteen simuloimista mahdollisimman realistisesti, kertoo Helsingin sataman turvallisuuspäällikkö Eero Laaksonen.

Mitä varmemmalla pohjalla prosessit ovat, sitä paremmin pystytään myös varautumaan todellisiin tilanteisiin.

“Uhkaava henkilö pyrkii satamaan ja laivalla pois maasta”

Helsingin satama on ottanut Secappin käyttöön keväällä 2022 ja tässä harjoituksessa myös Secappilla oli iso rooli kriittisen viestinnän järjestelmänä.

– Pääsimme nyt harjoituksen aikana testaamaan myös laajemmin viestinnän osuutta, sidosryhmien tavoittamista ja tekemään havaintoja miten helppoa tai vaikeaa tilanteen aikainen viestintä on, taustoittaa Laaksonen.

Järjestetyssä harjoituksessa oli kyseessä ennalta suunniteltu kuvitteellinen tapahtuma: pääkaupunkialueella havaitun uhkaavan henkilön oli raportoitu suuntaavan satamaan ja sitä kautta pois maasta.

Harjoitusskenaariossa satamaan saatiin tieto asiasta muun muassa viranomaisilta, ja tieto kulki Secappin kautta eteenpäin sataman operatiiviselle henkilöstölle. Sataman alueella oli rooliin sovittu “kohdehenkilö”, ja harjoituksen yhtenä osana oli testata, kuinka nopeasti hänet havaitaan.

Yleiskuva tilanteesta taskussa ja mobiilisti mukana

Harjoituksessa lähtökohtana oli, että viestintä alkaa Secappiin tulevalla hälytyksellä. Harjoituksen aikana myös Eero Laaksonen itse simuloi mahdollisimman pitkälle todellista tilannetta turvallisuuspäällikön saappaissa.

Hälytyksen tullessa hän otti tilanteen haltuun Secappin mobiilisovelluksella, koska hän halusi testata hyvin todennäköistä skenaariota siitä, että aidossakin tilanteessa saatetaan olla liikkeellä, eikä tietokoneen ääressä.

Kannettava tietokone tai operointi työpisteen pöytäkoneella ovat toki Secappin käytössä luonnollisia käyttötapoja, mutta entäpä, jos tilanne tulee vastaan silloin, kun ketään ei ole koneen ääressä? Sen lisäksi, että harjoiteltiin Secappin käyttöä tilannekuvan tukemiseen, harjoituksessa haluttiin nähdä myös, miten pitkälle pärjätään mobiilisovelluksella ja missä vaiheessa täytyy soittaa.

“Harjoituksessa saavutettiin sille annetut tavoitteet. Jo muutamassa minuutissa kaksi kolmasosaa viestiketjussa olevista henkilöistä kuittasi Secapp-viestiin OK”

Miten Secapp sitten onnistui tehtävässään tavoittaa oikeat henkilöt?

“Harjoituksessa saavutettiin sille annetut tavoitteet. Jo muutamassa minuutissa kaksi kolmasosaa viestiketjussa olevista henkilöistä kuittasi Secapp-viestiin OK”, kertoo Eero Laaksonen.

– Kun ensimmäiset viestit oli hoidettu Secappilla, oli helpompi sen jälkeen soittaa puhelimella tarkemmat tiedot ja ohjeet heille, joille lisätietoa oli tarpeellista jakaa. Secapp toimi johtamisen tukena hyvin, ja pystyimme toteamaan, miten sen avulla saadaan tavoitettua nopeasti suurikin määrä ihmisiä ja myös reagoimaan viesteihin.

”Secapp toimi johtamisen tukena hyvin, ja pystyimme toteamaan, miten sen avulla saadaan tavoitettua nopeasti suurikin määrä ihmisiä ja myös reagoimaan viesteihin.”

Harjoituksesta huomioita häiriöviestintään

Loppu hyvin, kaikki hyvin – kuvitteellinen uhkaava henkilö saatiin kiinni ja viestit kulkivat. Kehitettäviä asioita nousi vastaisuuden varalle ja prosesseihin vietäväksi. Pelkän matkapuhelimen varassa kaikkea viestintää on hitaampaa hoitaa, varsinkin jos se on viestien naputtelua erillisiin keskusteluihin pienehkön puhelimen näytöllä ja vielä, jos sama puhelin soi samalla.

Hyvin suunniteltu on siis puoliksi tehty. Secappiin luotavien erilaisten valmiiden viestipohjien suunnittelu on yksi harjoituksessa havaittuja kehityskohteita. Kun Secappiin on valmiiksi tehty perusmuotoisia viestipohjia, niitä käyttämällä erilaiset viestit ja toimintaohjeet saadaan nopeasti perille erilaisille käyttäjäryhmille.

Toinen havainto koskikin juuri käyttäjäryhmiä, jotka myös kannattaa rakentaa – ja nimetä – huolella etukäteen sekä poistaa turhat tai päällekkäiset ryhmät. Silloin tiedetään kenet mikäkin viesti tavoittaa ja saadaan varmuus tiedon kulkemiselle.

Suunnittele, harjoittele ja pidä käyttö tuttuna

Ylipäätään viestinnän prosessien suunnittelu yhdessä eri sidosryhmien kanssa on tärkeä osa varautumista. Eero Laaksonen kertoo Secappin olevan tällä hetkellä käytössä Helsingin satamassa normaalista poikkeavissa arkitilanteissa.

Sellaisia tilanteita ovat esimerkiksi sähkökatkot, liikenteeseen tai sataman toimintaan vaikuttavat asiat tai muut poikkeustilanteet. Käyttämisen helppous saa sataman käyttäjiltä kiitosta, ja järjestelmän käyttö pyritään pitämään käyttäjille tuttuna vähintäänkin erilaisten harjoitusten kautta.

“Secappissa on myös hyvä, kun viestin voi kohdentaa koko satamaan tai vain sille alueelle, missä tapahtuu.”

“Secappissa on myös hyvä, kun viestin voi kohdentaa koko satamaan tai vain sille alueelle, missä tapahtuu.” Laaksonen sanoo Secappin eduksi myös, että siitä näkee nopeasti ketkä viestin ovat kuitanneet, ja jos joku kriittinen henkilö ei ole reagoinut ajoissa, tietää tarttua puhelimeen ja soittaa hänelle.

– Secapp on parannus verrattuna aikaisempaan viestintään. Vaikka soittamista edelleen tarvitaan, säästää Secapp aikaa, kun hälytyskaaviota voidaan nyt yksinkertaistaa ja hoitaa varsinainen johtaminen tietyn ryhmän kesken, Laaksonen kertoo.