Secapp är en viktig del av ambulanssjukvårdens vardag och ledningen av undantagssituationer i Lappland

Lapplands välfärdsområde, Lapha, ansvarar för ambulanssjukvården i ett område som omfattar nästan en fjärdedel av Finlands yta. Lappland, som ligger i närheten av polcirkeln, omfattar över 92 000 kvadratkilometer arktiskt område där befolkningen är gles, vintrarna långa och förhållandena krävande samt avstånden kan uppgå till hundratals kilometer. Området har cirka 175 000 invånare, men särskilt vintersäsongen i Rovaniemi-, Levi- och Saariselkäområdet ökar befolkningen säsongsvis, vilket också återspeglas i ambulanssjukvårdens uppdragsmängder. Dessutom finns det mycket industri och riskobjekt i området Meri-Lappland. Dessa förutsätter planerad beredskap och understryker betydelsen av ett fungerande kommunikations- och larmsystem.

Secapp togs i bruk första gången inom Lapplands sjukvårdsdistrikt redan år 2017 för inkallning till arbete inom ambulanssjukvården och för storolyckslarm, som ersättning för det tidigare SMS-baserade systemet. Secapp användes även inom Länsi-Pohja sjukvårdsdistrikt, och när Lapplands välfärdsområde bildades slogs lösningarna samman till en större gemensam helhet. I dag har Secapp en central roll i Laphas kommunikation vid störnings- och undantagssituationer samt i ambulanssjukvårdens dagliga informationsflöde, till exempel vid inkallning till arbete.

I Lappland kan ett enskilt ambulansuppdrag innebära förflyttningar på upp till 500 kilometer. Långa avstånd och extrema väderförhållanden kan avsevärt förlänga den redan långa totala uppdragstiden. Området har redan från början begränsade resurser, med beaktande av ambulansenheternas långa uppdragsbindningstider. 

Välfungerande kommunikation och inkallning till arbete har stor betydelse, särskilt när det snabbt behöver organiseras tilläggsresurser eller när stora personalgrupper ska nås samtidigt.

Före Secapp hanterades inkallningen inom ambulanssjukvården via ett eget SMS-baserat system, medan beredskapsrelaterade larmmallar administrerades separat av Nödcentralsverket. Användningen av två separata system samt upprätthållandet av aktuella larmlistor var arbetskrävande och involverade ofta flera personer vid uppdateringar. Dessutom var personalen tvungen att meddela sin möjlighet att delta genom att ringa fältledaren, vilket skapade en betydande samtalsbelastning – tid som togs direkt från det viktigaste, nämligen ledningsarbetet, som måste prioriteras särskilt vid storolyckssituationer.

– Under tiden med SMS-systemet belastade telefonkedjorna fältledaren kraftigt vid multipatient- och storolyckslarm, och det tog direkt tid från ledningsarbetet. Secapp löste detta problem, eftersom man tidigare utan telefonkedjor inte i förväg visste hur många som kunde komma. I Secapp ser man direkt hur många som har reagerat på en avisering och tänker infinna sig på plats, berättar Matias Wesin, chef för ambulanssjukvården vid Lapplands välfärdsområde, som som deltog i införandet av  Secapp år 2017.

Secapps betydelse konkretiseras även i de meddelandevolymer som skickas inom Laphas ambulanssjukvård enbart i samband med inkallning till arbete.

– År 2024 skickades 840 inkallningsmeddelanden inom ambulanssjukvården, vilket innebar cirka 200 000 nådda mottagare. År 2025 var motsvarande siffror redan i november 870 och 215 000, vilket beskriver den volym med vilken kommunikationen sker via Secapp, förklarar Wesin.

När sjukvårdsdistrikten slogs samman till ett välfärdsområde välfärdsområdet uppstod enligt Wesin ett behov av att ompröva larmmodellerna. De långa avstånden innebär att det inte är ändamålsenligt att skicka uppdragsaviseringar till all personal från hela välfärdsområdet. För att lösa denna utmaning utvecklades en unik lösning i Secapp för Laphas ambulanssjukvård: medarbetarna kan själva välja från vilka kommuner de vill ta emot uppdrags- och övertidsaviseringar.

Lösningen minskar larmtrötthet, möjliggör verkligt riktade aviseringar  och underlättar chefernas arbete, eftersom individuella inställningar inte behöver ändras via huvudadministratörer. Modellen gynnar särskilt medarbetare med flera roller, såsom ambulanssjukvårdare som även är verksamma inom frivilliga brandkårer.

– När telefonen larmar vet medarbetaren att aviseringen verkligen är avsedd för honom eller henne och att det med tanke på avståndet är möjligt att reagera. Detta har enligt medarbetarna varit en mycket uppskattad funktion, säger Wesin.

Utöver inkallning till arbete används Secapp inom Lapha även för vardaglig informationsdelning och för hantering av undantagssituationer. Secapp har använts för personalinformation, till exempel genom att ett veckovis utskick har distribuerats till personalens telefoner via Secapp.

Med tiden har Secapp blivit en del av ambulanssjukvårdens dagliga processer. Det används för:

• förmedling av brådskande information
• säkra kommunikation mellan enheter
• upprätthållande av lägesbild vid undantagssituationer
• larmning av defusing-grupper

I andra delar av välfärdsområdet har Secapp använts till exempel för att larma ledningsgrupper vid störningar samt för att stödja hemvårdens arbete genom utnyttjande av platsinformation och videokonsultation.

I Lappland kan undantags- och störningssituationer uppstå snabbt och påverka verksamhetsförmågan i stor utsträckning. Exempel på detta är avbrott i datakommunikation, omfattande väderfenomen, plötslig halka eller situationer där en enhet inte kan ta sig fram enligt plan. I dessa situationer är det avgörande väsentligt att ledning och chefer ledningen och cheferna inom ambulanssjukvården får realtidsinformation om störningar och undantagssituationer som påverkar verksamheten, så att lägesmedvetenheten förblir enhetlig i hela organisationen.

– När det gäller att upprätthålla lägesmedvetenheten har vi tack vare Secapp tagit ett stort steg framåt. Informationen splittras inte längre i telefonsamtal, utan hålls samlad på ett ställe och är tillgänglig för alla, säger Wesin.

Införandet av Secapp i Lappland skedde stegvis, då systemet först togs i bruk i två separata sjukvårdsdistrikt och senare sammanfördes till välfärdsområdets gemensamma miljö. Enligt Wesin var det största arbetet att redan från början planera larmprocesserna och kommunikationsmodellerna korrekt, så att systemet skulle stödja ambulanssjukvårdens faktiska behov. Stödet från Secapp spelade en central roll vid införandet, och meddelandemallar samt larmstrukturer utvecklades gradvis under det första året.

– Vid införandet är det viktigast att satsa på behovs- och processplanering. Secapp i sig är lätt att ta i bruk, men larmprocessen måste vara väl genomtänkt för att stötta vardagen. Särskilt i organisationer med stora användarmängder underlättas den totala belastningen avsevärt när larmmodeller och användningssätt har planerats i förväg redan innan massimporten av kontaktuppgifter. När planeringen görs noggrant från början går införandet och uppbyggnaden av larmgrupper betydligt smidigare, betonar Wesin.

Wesin ger tre tydliga råd till andra organisationer inför införandet:

1. Definiera behovet noggrant: “När man själv vet vad man vill ha, hjälper Secapps experter till att hitta det bästa sättet att förverkliga det.”
2. Håll processerna enkla:  “Man behöver inte göra saker komplicerade. När larmmallar och processer är tydliga blir användningen av applikationen betydligt enklare.”
3. Säkerställ utbildning och en hållbar förvaltningsmodell: ”När underhållskompetensen delas inom organisationen behöver inte en person bära hela ansvaret.”

Sammantaget upplevdes införandet som smidigt, och stödet från Secapp var enligt Wesin mycket gott. Han beskriver processen så här:

”Man behövde verkligen inte stå ensam och slå huvudet i väggen – stöd fanns alltid att få, och saker löstes till slut snabbt.”

Samarbetet med Secapp har pågått i Lappland sedan 2017, och under åren har systemet utvecklats till en central del av ambulanssjukvårdens verksamhet. Enligt Wesin har det varit viktigt att utvecklingsarbetet verkligen utgår från Laphas behov.

– När man vet vad man behöver finns det kompetens hos Secapp att genomföra det. Samarbetet har varit rakt och stöd har alltid funnits när det har behövts, sammanfattar Wesin.

För närvarande granskas möjligheterna att använda Secapp mer omfattande, till exempel för videokonsultation och delning av lägesbild över verksamhetsområden. Ambulansenheternas långa avstånd och den glesa befolkningen gör behovsbedömning via video attraktiv, eftersom det kan spara betydande mängder tid, resurser och onödiga förflyttningar.

Lapha bedriver ett nära gränsöverskridande samarbete med myndigheter i Sverige och Norge. Till exempel kan en norsk räddningshelikopter delta i räddningsinsatser i Lapplands vildmark. Enligt Wesin har man även övervägt möjligheterna att använda Secapp för informations- och platsdelning i detta samarbete. Eftersom verksamhetsmiljöerna och utmaningarna är likartade ses möjligheterna att utvidga användningen av Secapp till nordisk nivå som lovande.

Secapps nyttor i sammanfattning

• Genom Secapps inkallningar nås årligen över 215 000 mottagare inom Laphas ambulanssjukvård.
• År 2024 skickades 840 inkallningar via Secapp, och år 2025 hade redan 870 skickats fram till november.
• Medarbetarna inom ambulanssjukvården kan själva välja från vilka områden de tar emot aviseringar, vilket minskar larmtrötthet och underlättar vardagen.
• Secapp samlar ambulanssjukvårdens centrala kommunikationsfunktioner: brådskande meddelanden, säkra chattar, lägesbild vid undantagssituationer, larmning av defusing-grupper samt aktivering av ledningsgrupper vid störningar.
• Underhållet av larmlistor överfördes från Nödcentralsverket till organisationen själv, vilket gör uppdateringen enklare.
• Secapps högprioriterade aviseringar säkerställer nåbarhet även när enheten är i tyst läge, vilket är särskilt viktigt i Lappland där fördröjningar kan uppstå på grund av långa avstånd och krävande förhållanden.

Läs mer om hur hälso- och sjukvården drar nytta av Secapp (på engelska)