Liitetiedostojen hallinta Secappissa

 

 

Secappin tiedostot-ominaisuuden avulla ohjelmiston käyttäjät voivat kirjaimellisesti pitää taskussaan mukanaan mitä tahansa tiedostoja: tekstiä, kuvia ja videoita.

 

Tiedostot voivat sisältää esimerkiksi tietoa työpaikan toimintatavoista tai erilaisia ohjeita.

 

Tiedostoja voi käyttää millä tahansa Secappin käyttäjätasolla, mutta niiden hallinta (lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen) MDO:n kautta on rajattu pääkäyttäjä-oikeuksille tai erillisille MDO-oikeuksille.

 

Secappin tiedostot toimivat myös ilman verkkoyhteyttä offline-tilassa. Tämä voi olla ratkaiseva tekijä esim. häiriö- ja poikkeustilanteissa.

 


 

Web-käyttöliittymä

 

Tiedostojen lisääminen

 

Organisaation pääkäyttäjä tai sellainen käyttäjä, jolla on MDO:ssa tarvittavat valtuudet, voi hallinoida tiedostoja Secappissa.

 

  1. Kirjaudu Secappiin nettiselaimella
  2. Mene ylälaidassa kohtaan Dokumentit ja valitse avautuvasta alavalikosta Tiedostot

 

 


 

MDO aukeaa

 

Tässä vaiheessa siirrytään MDO:n puolelle ja Liitteet-kohtaan, jossa käyttäjille näkyviä tiedostoja hallitaan.

 

Tiedostojen lisääminen: klikkaa ”Lisää uusia liitetiedostoja”.

 

Tiedostojen muokkaaminen: klikkaa kynä-ikonia ”Muokkaa”-otsikon alta. Voit ladata tiedoston, poistaa sen tai lisätä sille kuvauksen. Näet myös liitteen tyypin, koon ja lisäyspäivämäärän.

 

Tiedostojen poistaminen: klikkaa x-ikonia ”Poista”-otsikon alla. Järjestelmä kysyy klikkauksen jälkeen vielä haluatko varmasti poistaa liitetiedoston.

 

Tiedostot ja niiden muokkaustoimenpiteet (lisääminen, muokkaaminen, poistaminen) synkronoituvat automaattisesti reaaliajassa sekä MDO:hon että mobiililaitteisiin loppukäyttäjille.

 

Lisää kategorioita: ”+LISÄÄ KATEGORIA”-kohdasta voit lisätä liitetiedostoille eri kategorioita ja näin jaotella niitä esimerkiksi aihealueen mukaisesti entistä helpommin löydettäviksi. Tässä esimerkissä kategorioiksi on luotu yleiset liitteet, omat massaraportit, puhelinluettelo ja toimintaohjeet.

 


 

Yllä näkymä ”Yleiset liiteet”-kategoriassa. Avaa suuremmaksi klikkaamalla.

 


 

Yllä näkymä ”Toimintaohjeet”-kategoriassa. Avaa suuremmaksi klikkaamalla.

 


 

Tiedostot mobiilaitteessa

 

  1. Mene mobiililaitteessa kohtaan ”TIEDOSTOT” ylävalikossa. Tiedostojen yleisnäkymä aukeaa. Tässä esimerkissä halutaan nähdä Yksikön 1 puhelinluettelo, joten painetaan kategoriaa ”Puhelinluettelot”.

 

Avaa suuremmaksi klikkaamalla.

 


 

2. Kaikki saatavilla olevat puhelinluettelot avautuvat. Valitaan Yksikön 1 puhelinluettelo avattavaksi.

 

Avaa suuremmaksi klikkaamalla.

 


 

3. Puhelin kysyy liitetiedoston avaamisesta. Paina kyllä.

 

Avaa suuremmaksi klikkaamalla.

 


 

4. Liitetiedosto avautuu.

 

Avaa suuremmaksi klikkaamalla.

 

 

 

Liitetiedostojen hallinta Secappissa

 

 

Secappin tiedostot-ominaisuuden avulla ohjelmiston käyttäjät voivat kirjaimellisesti pitää taskussaan mukanaan mitä tahansa tiedostoja: tekstiä, kuvia ja videoita.

 

Tiedostot voivat sisältää esimerkiksi tietoa työpaikan toimintatavoista tai erilaisia ohjeita.

 

Tiedostoja voi käyttää millä tahansa Secappin käyttäjätasolla, mutta niiden hallinta (lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen) MDO:n kautta on rajattu pääkäyttäjä-oikeuksille tai erillisille MDO-oikeuksille.

 

Secappin tiedostot toimivat myös ilman verkkoyhteyttä offline-tilassa. Tämä voi olla ratkaiseva tekijä esim. häiriö- ja poikkeustilanteissa.

 


 

Web-käyttöliittymä

 

Tiedostojen lisääminen

 

Organisaation pääkäyttäjä tai sellainen käyttäjä, jolla on MDO:ssa tarvittavat valtuudet, voi hallinoida tiedostoja Secappissa.

 

  1. Kirjaudu Secappiin nettiselaimella
  2. Mene ylälaidassa kohtaan Dokumentit ja valitse avautuvasta alavalikosta Tiedostot

 

 


 

MDO aukeaa

 

Tässä vaiheessa siirrytään MDO:n puolelle ja Liitteet-kohtaan, jossa käyttäjille näkyviä tiedostoja hallitaan.

 

Tiedostojen lisääminen: klikkaa ”Lisää uusia liitetiedostoja”.

 

Tiedostojen muokkaaminen: klikkaa kynä-ikonia ”Muokkaa”-otsikon alta. Voit ladata tiedoston, poistaa sen tai lisätä sille kuvauksen. Näet myös liitteen tyypin, koon ja lisäyspäivämäärän.

 

Tiedostojen poistaminen: klikkaa x-ikonia ”Poista”-otsikon alla. Järjestelmä kysyy klikkauksen jälkeen vielä haluatko varmasti poistaa liitetiedoston.

 

Tiedostot ja niiden muokkaustoimenpiteet (lisääminen, muokkaaminen, poistaminen) synkronoituvat automaattisesti reaaliajassa sekä MDO:hon että mobiililaitteisiin loppukäyttäjille.

 

Lisää kategorioita: ”+LISÄÄ KATEGORIA”-kohdasta voit lisätä liitetiedostoille eri kategorioita ja näin jaotella niitä esimerkiksi aihealueen mukaisesti entistä helpommin löydettäviksi. Tässä esimerkissä kategorioiksi on luotu yleiset liitteet, omat massaraportit, puhelinluettelo ja toimintaohjeet.

 


 

Yllä näkymä ”Yleiset liiteet”-kategoriassa. Avaa suuremmaksi klikkaamalla.

 


 

Yllä näkymä ”Toimintaohjeet”-kategoriassa. Avaa suuremmaksi klikkaamalla.

 


 

Tiedostot mobiilaitteessa

 

  1. Mene mobiililaitteessa kohtaan ”TIEDOSTOT” ylävalikossa. Tiedostojen yleisnäkymä aukeaa. Tässä esimerkissä halutaan nähdä Yksikön 1 puhelinluettelo, joten painetaan kategoriaa ”Puhelinluettelot”.

 

Avaa suuremmaksi klikkaamalla.

 


 

2. Kaikki saatavilla olevat puhelinluettelot avautuvat. Valitaan Yksikön 1 puhelinluettelo avattavaksi.

 

Avaa suuremmaksi klikkaamalla.

 


 

3. Puhelin kysyy liitetiedoston avaamisesta. Paina kyllä.

 

Avaa suuremmaksi klikkaamalla.

 


 

4. Liitetiedosto avautuu.

 

Avaa suuremmaksi klikkaamalla.