Turvallisuus rakentuu viestinnästä – HAMK hyödyntää Secappia laboratorioista kampusturvallisuuteen

Hämeen ammattikorkeakoulu (HAMK) toimii hyvin erilaisissa oppimis- ja työympäristöissä laboratorioista metsiin, maatiloille ja kansainvälisiin tapahtumiin. Kun toimintaa on useilla kampuksilla ja erilaisissa ympäristöissä, korostuu myös toimivan turvallisuusviestinnän merkitys. HAMK on hyödyntänyt Secappia vuodesta 2022 lähtien yksintyöskentelyn turvaamisessa, kampusturvallisuudessa ja kansainvälisissä tapahtumissa. Kokemusten perusteella yksi asia on noussut ylitse muiden: turvallisuus rakentuu viestinnästä.

HAMKissa turvallisuutta kehitetään määrätietoisesti, ja viestinnän merkitys nähdään keskeisenä osana turvallisuustyötä. HAMKin turvallisuusasiantuntija Reima Kallisen mukaan turvallisuuden rakentaminen edellyttää, että tieto tavoittaa oikeat ihmiset oikeaan aikaan niin arjessa kuin poikkeustilanteissakin.

– Mitään turvallisuutta ei nykyään pysty tekemään ilman viestintää. Joko turvallisuudesta viestitään etukäteen, tilanteen aikana tai sen jälkeen, mutta viestinnän on toimittava. Tehokas viestinkulku on turvallisuustyössä todella tärkeää, kertoo Kallinen.

Secappin käyttöönotto HAMKissa käynnistyi vuonna 2022 kahdesta samanaikaisesta tarpeesta. Turvallisuusorganisaatiossa tunnistettiin viestinnän merkitys häiriö- ja poikkeustilanteissa. Samanaikaisesti HAMKin biotutkimusyksikössä etsittiin ratkaisua laboratorioissa tapahtuvan yksintyöskentelyn turvallisuuden parantamiseen.

Laboratoriotyötä tehdään ajoittain iltaisin ja viikonloppuisin, jolloin työntekijä saattaa työskennellä yksin.

– Laboratoriotiimi halusi ratkaisun yksintyöskentelyn turvaamiseen. Secappin Yksintyöskentelyn turva ja kuolleen miehen kytkin vastasivat tähän tarpeeseen hyvin, Kallinen kertoo.

Käyttöönoton jälkeen käyttö laajeni myös HAMKin luonnonvara-alan toimintoihin, joissa työntekijät ja harjoittelijat työskentelevät usein yksin metsissä, pelloilla tai maatalousympäristöissä.

Tänä päivänä Secappia käytetään HAMKissa useissa eri käyttötarkoituksissa. Yksintyöskentelyn turvan lisäksi järjestelmä toimii harjoittelijoiden yhteydenpitovälineenä sekä osana kampusturvallisuutta. Esimerkiksi HAMKin Evo-kampuksella Secapp on henkilöstön käytössä sisälle suojautumiseen, kokoontumiseen ja evakuointitilanteisiin liittyvässä viestinnässä. Käyttöä ollaan parhaillaan laajentamassa myös muille kampuksille.

– Meillä on hyvin erilaisia toimintaympäristöjä ja käyttötarpeita. Sen vuoksi on ollut tärkeää, että Secapp on mukautunut meidän toimintamalleihimme eikä päinvastoin, Kallinen sanoo.

HAMKissa on huomattu, että järjestelmän käyttömahdollisuuksia löytyy jatkuvasti lisää.

– Toistaiseksi olemme löytäneet enemmän uusia käyttömahdollisuuksia kuin tilanteita, joissa ominaisuudet olisivat loppuneet kesken. Samalla on tärkeää, että uusia tarpeita voidaan kehittää yhteistyössä eteenpäin.

Kallisen mukaan yksi Secappin merkittävimmistä hyödyistä liittyy turvallisuuden tunteeseen ja siihen, että turvallisuuteen liittyvät toimintamallit muuttuvat konkreettisiksi.

– Riskienhallinnassa puhutaan usein paljon riskeistä, mutta käytännön toimenpiteet jäävät joskus vähemmälle huomiolle. Secapp on auttanut viemään turvallisuutta konkreettisiksi toimintatavoiksi.

Esimerkiksi yksintyöskentelyn turvan käyttöönotto edellytti toimintamallien, vastuiden ja hälytysketjujen määrittelyä. Tämä on samalla kehittänyt organisaation turvallisuuskäytäntöjä laajemminkin.

Secappia hyödynnetään myös turvallisuusharjoituksissa. Harjoitusten aikana on voitu tunnistaa sekä viestinnän vahvuuksia että kehityskohteita.

– Harjoituksissa huomataan nopeasti, ettei maailma aina noudata valmiita käsikirjoituksia. Viestin sisältöä täytyy joskus pystyä muokkaamaan tilanteen mukaan. Kampuksella voi olla yhtä hyvin tulipalo kuin vaikkapa lähialueella liikkuva karhu. Tällaisissa tilanteissa järjestelmän joustavuus on tärkeää.

Yksi HAMKin mielenkiintoisimmista käyttökokemuksista syntyi kansainvälisellä Staff Week Savotta -henkilöstövaihtoviikolla. Viikon teemana oli turvallisuuden ja resilienssin kehittäminen eurooppalaisissa korkeakouluyhteisössä, ja siihen osallistui noin 50 henkilöä yliopistoista ja ammattikorkeakouluista eri puolilta Eurooppaa. Viikon ohjelmaan kuului perinteisten luentojen ja työpajojen lisäksi myös kaupunkiympäristössä liikkumista ja retkiä suomalaiseen metsäluontoon.”

Koska osallistujien tiedettiin liikkuvan metsäympäristössä ja eri puolilla Hämeenlinnaa, tapahtumajärjestäjät tunnistivat tapahtuman suunnittelussa tarpeen luotettavalle yhteydenpitovälineelle.

– Tapahtumissa järjestäjien yhteys osallistujiin on usein melko ohut. Kun liikutaan uusissa ympäristöissä, on aina mahdollista, että joku eksyy, myöhästyy tai tarvitsee nopeasti apua. Halusimme varmistaa, että saamme kaikki varmasti kiinni tarvittaessa.

Secapp otettiin käyttöön osallistujien ja järjestäjien välisenä yhteydenpitokanavana. Sen kautta jaettiin viestejä, kuvia ja käytännön tietoa tapahtuman aikana. Vaikka varsinaisia hätätilanteita ei viikon aikana syntynyt, järjestäjät pitivät ratkaisua erittäin onnistuneena.

– Tärkeintä oli se, että tiesimme tavoittavamme osallistujat varmasti tarvittaessa. Se toi varmuutta koko tapahtuman järjestämiseen, vahvistaen myös osallistujien kokemusta turvallisuuden kokonaisvaltaisesta huomioimisesta. Palautteen perusteella voi sanoa, että Secapp lisäsi osallistujien turvallisuuden tunnetta uudessa ympäristössä.

Savotta-viikko tarjosi samalla mahdollisuuden esitellä kansainvälisille osallistujille suomalaista turvallisuusosaamista käytännössä.

– Secapp herätti paljon kiinnostusta osallistujissa. Keskusteluja käytiin paljon myös tapahtuman jälkeen, ja useat osallistujat pyysivät lisätietoja. Se kertoo siitä, että tällaiselle ratkaisulle on kiinnostusta myös kansainvälisesti.

HAMKissa oppilaitosympäristön turvallisuuden kehittäminen nähdään jatkuvana prosessina, ja myös Secappin käyttöä halutaan laajentaa hallitusti uusiin käyttötarkoituksiin.

Tulevaisuudessa järjestelmää suunnitellaan hyödynnettäväksi entistä laajemmin kampusturvallisuudessa sekä asiakasrajapinnassa työskentelevien henkilöiden turvallisuuden tukena.

Mahdollisia käyttäjäryhmiä ovat esimerkiksi opintosihteerit, kansainvälisten palveluiden henkilöstö sekä aula- ja vahtimestaripalveluissa työskentelevät henkilöt. Lisäksi HAMK tutkii työpöytäsovelluksen hyödyntämistä osana turvallisuusratkaisuja.

– Haluamme jatkuvasti tutkia uusia mahdollisuuksia ja kokeilla erilaisia käyttötapoja. Meille on tärkeää löytää ratkaisuja, jotka aidosti tukevat omaa toimintaamme ja turvallisuustyötämme.

Kallisen mukaan Secappin merkitys ei näy ainoastaan poikkeustilanteissa. Järjestelmän käyttöönotto on auttanut myös tunnistamaan kehityskohteita, sopimaan toimintamalleista ja varmistamaan, että turvallisuusasiat näkyvät arjessa konkreettisina käytäntöinä.

– Secapp lisää turvallisuuden tunnetta ja luottamusta siihen, että turvallisuusasiat on aidosti huomioitu. Se on meille erittäin tärkeä asia, Kallinen tiivistää.

Secappin hyödyt HAMKille tiivistetysti:

• Yksintyöskentelyn turvallisuuden parantaminen laboratorioissa, maatalousympäristöissä ja kenttätyössä.
• Harjoittelijoiden ja liikkuvien käyttäjien yhteydenpidon varmistaminen.
• Kampusturvallisuuden tukeminen sisälle suojautumis-, kokoontumis- ja evakuointitilanteissa.
• Turvallisuusharjoitusten toteuttaminen ja toimintamallien kehittäminen.
• Joustava ratkaisu, joka mukautuu erilaisiin toimintaympäristöihin.
• Luotettava yhteydenpitokanava kansainvälisissä tapahtumissa ja liikkuvissa toimintaympäristöissä.
• Turvallisuuden tunteen ja organisaation turvallisuuskulttuurin vahvistaminen.