Verohallinnossa käytetään Secappia kahteen eri tarkoitukseen. Ennen kaikkea Secappilla pystytään nopeasti ja tehokkaasti tiedottamaan koko henkilöstöä. Secappilla varmistetaan myös pienempien ryhmien välinen tiedonkulku, esimerkiksi häiriöhallintaan liittyvän tilannekuvan ylläpitäminen.
Ensisijaisesti Verohallinnossa Secappia käytetään mobiililaitteilla, mutta Secapp-viestit kulkevat myös tekstiviestinä, sähköpostilla sekä puheviestinä – viestin vastaanottavasta kohderyhmästä riippuen, kertoo Verohallinnon Turvallisuus- ja riskienhallintayksikön apulaisjohtaja Kai Perikangas.
Secapp tukee Verohallinnon muita sisäisiä viestikanavia ja tuo varmuutta siihen, että viestit menevät perille. Secappin kaksisuuntainen viestintä ja viesteihin reagoimisen ominaisuudet ovat parantaneet tiedonkulkua ja eri henkilöiden ja ryhmien pitämistä tilanteen tasalla.
Secappin monipuolisuus ja joustavuus häiriöhallinnan ja tiedottamisen järjestelmänä vakuutti
Secappin käyttöönoton taustalla oli kaksi tarvetta: tieto pitää saada perille koko henkilöstölle varmasti ja luotettavasti sekä häiriötilanteiden hallinta.
“Kilpailutuksessa määriteltiin teknisiä ja toiminnallisia ominaisuuksia, joihin Secappin skaalautuvuus, muutoskyky ja kehitys vastasivat parhaiten”, taustoittaa Perikangas syitä hankinnalle.
Verohallinnossa hankintaan on oltu tyytyväisiä – Secappin käyttö on vastannut sille asetettuja odotuksia. Perikangas kiittää myös Secappin joustavuudesta ja panostuksesta jatkuvaan kehitystyöhön.
”On ollut myös ilo huomata, että Secappilla on panostettu tuotekehitykseen. Tuote on monipuolinen ja siihen on tullut lisää ominaisuuksia.”
– Meidän tarpeisiimme on tehty jonkin verran räätälöintejä, ja ne on saatu toteutettua sujuvasti yhteistyössä Secappin kanssa. On ollut myös ilo huomata, että Secappilla on panostettu tuotekehitykseen. Tuote on monipuolinen ja siihen on tullut lisää ominaisuuksia, kaikkea emme vielä ole ehtineet edes hyödyntämään.
Käyttöönottosuunnitelma tehtiin yhteistyössä Secappin kanssa ja yhteistyö on ollut muutenkin aktiivista ja käyttäjän tarpeita huomioivaa. Järjestelmän käyttöönottoon on syytä varata aina riittävästi aikaa, ja se huomioitiin hyvin.
“Olemme saaneet monipuolisesti tukea ja koulutusta pääkäyttäjille ja tukea myös koko henkilöstön kouluttamiseen, esimerkiksi opetusmateriaalien rakentamiseen. Apua olemme saaneet aina, ja meitä on myös kuunneltu kehittämisen näkökulmasta. Esimerkiksi käytettävyys Secappissa on selvästi selkiytynyt jatkuvan tuotekehityksen ansiosta”, kiittää Perikangas.
Secappilla tavoitetaan nopeasti koko henkilöstö tai rajattu vastaanottajajoukko
Perikangas näkee, että Secapp sopii organisaatioille, jossa on esimerkiksi useita eri toimipisteitä ja toiminta on valtakunnallista. Järjestelmä mukautuu hänen mielestään monenlaisiin tarpeisiin, esimerkiksi isojen organisaatioiden henkilöstön tiedottamiseen, matkustavan henkilöstön käyttöön, henkilöiden hälyttämiseen ja yhteisen tilannekuvan muodostamiseen.
Secapp toimii hyvin toimipistekohtaisessa tiedottamisessa, kun vastaanottajat voidaan rajata esimerkiksi sijainnin tai kohderyhmän mukaan. Viesti menee niille, joille tieto on tarpeen, eivätkä muut kuormitu ylimääräisestä infosta. Tarvittaessa koko henkilöstö saadaan tavoitettua nopeasti ja luotettavasti, mikä onkin Perikankaan mielestä yksi Secappin käytön parhaita puolia.
Secapp tuo varmuutta siten myös päivittäiseen toimintaan, vaikka se ei Verohallinnossa varsinaisena sisäisen viestinnän järjestelmänä olekaan. Mahdollisessa järjestelmähäiriössä se on nopeasti ulottuvilla oleva apu tiedotuksessa, keskustelukanavana tai videoneuvotteluissa.
Secapp tukee myös varautumisen toimenpiteitä ja harjoittelua. Skenaariosta riippuen harjoiteltavana voi olla esimerkiksi tietotekninen häiriö tai vaikkapa vesivahinko, kertoo Perikangas. Hän nostaa esiin myös ajankohtaisen esimerkin energiakriisiin liittyen.
– Kuluneen talven aikana myös meillä Verohallinnossa on ollut esillä sähkökatkot ja niihin varautuminen. Mahdollisia katkoja varten on tehty suunnitelmia, miten Secappia tullaan käyttämään henkilöstön tiedottamiseen ja toimintaohjeiden jakamiseen, jos todellinen tilanne tulee. Secapp tukee tällaisessa hyvin kohdennettua viestintää.
Parempaa toimintavarmuutta ja mahdollisuuksia käytön monenlaiseen laajentumiseen
Secappissa on paljon mahdollisuuksia erilaisiin integraatioihin ja toimintoja on paljon myös mahdolliseen käytön laajentamiseen. Kai Perikangas kertoo, että Verohallinnossa on tunnistettu integraatioiden mahdollisuudet.
Tulevaisuuden visioista Perikangas valottaa suunnitelmaa hyödyntää Secappin kaksisuuntaista viestintää laajemminkin matkustamisessa. Matkustajan ongelmatilanteessa Secapp on oivallinen ja turvallinen yhteydenpitokanava.
“Secappin parhaimpiin puoliin kuuluu meidän käytössämme ehdottomasti se, että se on erillisjärjestelmä ja siten tukee omaa toimintavarmuuttamme.”
Organisaation sisältä saatu palaute viestien luotettavasta perillemenosta on lisännyt varmuutta siitä, että asia koetaan sisäisestikin tärkeäksi. Viestit saadaan usealla eri tavalla perille, ja ne myös tavoittavat oikeat henkilöt. Pilotoinnissa olevat ryhmätyöskentelyn mahdollisuudet ovat saaneet myös positiivista palautetta; mahdollisuus keskusteluihin olennaisen ryhmän kesken sekä Secapp Meet -videoneuvotteluissa.
“Secappin parhaimpiin puoliin kuuluu meidän käytössämme ehdottomasti se, että se on erillisjärjestelmä ja siten tukee omaa toimintavarmuuttamme. Se on myös hyvässä mielessä yksinkertainen ja erinomainen työväline henkilöstön tiedottamiseen”, kiteyttää Perikangas Secappin hyötyjä.
– Toiminnallisuuksien kannalta Secappin kehitys on lähtenyt hyvään vauhtiin, ja uusia ominaisuuksia tulee niin paljon, että on mietittävä, mitä niistä tarvitsemme juuri omassa käytössämme. Kehitys on ollut Secappilla viime vuosina ripeää ja järjestelmä taipuu monen erilaisen toimijan tarpeisiin.
Verohallinnossa käytetään Secappia kahteen eri tarkoitukseen. Ennen kaikkea Secappilla pystytään nopeasti ja tehokkaasti tiedottamaan koko henkilöstöä. Secappilla varmistetaan myös pienempien ryhmien välinen tiedonkulku, esimerkiksi häiriöhallintaan liittyvän tilannekuvan ylläpitäminen.
Ensisijaisesti Verohallinnossa Secappia käytetään mobiililaitteilla, mutta Secapp-viestit kulkevat myös tekstiviestinä, sähköpostilla sekä puheviestinä – viestin vastaanottavasta kohderyhmästä riippuen, kertoo Verohallinnon Turvallisuus- ja riskienhallintayksikön apulaisjohtaja Kai Perikangas.
Secapp tukee Verohallinnon muita sisäisiä viestikanavia ja tuo varmuutta siihen, että viestit menevät perille. Secappin kaksisuuntainen viestintä ja viesteihin reagoimisen ominaisuudet ovat parantaneet tiedonkulkua ja eri henkilöiden ja ryhmien pitämistä tilanteen tasalla.
Secappin monipuolisuus ja joustavuus häiriöhallinnan ja tiedottamisen järjestelmänä vakuutti
Secappin käyttöönoton taustalla oli kaksi tarvetta: tieto pitää saada perille koko henkilöstölle varmasti ja luotettavasti sekä häiriötilanteiden hallinta.
“Kilpailutuksessa määriteltiin teknisiä ja toiminnallisia ominaisuuksia, joihin Secappin skaalautuvuus, muutoskyky ja kehitys vastasivat parhaiten”, taustoittaa Perikangas syitä hankinnalle.
Verohallinnossa hankintaan on oltu tyytyväisiä – Secappin käyttö on vastannut sille asetettuja odotuksia. Perikangas kiittää myös Secappin joustavuudesta ja panostuksesta jatkuvaan kehitystyöhön.
”On ollut myös ilo huomata, että Secappilla on panostettu tuotekehitykseen. Tuote on monipuolinen ja siihen on tullut lisää ominaisuuksia.”
– Meidän tarpeisiimme on tehty jonkin verran räätälöintejä, ja ne on saatu toteutettua sujuvasti yhteistyössä Secappin kanssa. On ollut myös ilo huomata, että Secappilla on panostettu tuotekehitykseen. Tuote on monipuolinen ja siihen on tullut lisää ominaisuuksia, kaikkea emme vielä ole ehtineet edes hyödyntämään.
Käyttöönottosuunnitelma tehtiin yhteistyössä Secappin kanssa ja yhteistyö on ollut muutenkin aktiivista ja käyttäjän tarpeita huomioivaa. Järjestelmän käyttöönottoon on syytä varata aina riittävästi aikaa, ja se huomioitiin hyvin.
“Olemme saaneet monipuolisesti tukea ja koulutusta pääkäyttäjille ja tukea myös koko henkilöstön kouluttamiseen, esimerkiksi opetusmateriaalien rakentamiseen. Apua olemme saaneet aina, ja meitä on myös kuunneltu kehittämisen näkökulmasta. Esimerkiksi käytettävyys Secappissa on selvästi selkiytynyt jatkuvan tuotekehityksen ansiosta”, kiittää Perikangas.
Secappilla tavoitetaan nopeasti koko henkilöstö tai rajattu vastaanottajajoukko
Perikangas näkee, että Secapp sopii organisaatioille, jossa on esimerkiksi useita eri toimipisteitä ja toiminta on valtakunnallista. Järjestelmä mukautuu hänen mielestään monenlaisiin tarpeisiin, esimerkiksi isojen organisaatioiden henkilöstön tiedottamiseen, matkustavan henkilöstön käyttöön, henkilöiden hälyttämiseen ja yhteisen tilannekuvan muodostamiseen.
Secapp toimii hyvin toimipistekohtaisessa tiedottamisessa, kun vastaanottajat voidaan rajata esimerkiksi sijainnin tai kohderyhmän mukaan. Viesti menee niille, joille tieto on tarpeen, eivätkä muut kuormitu ylimääräisestä infosta. Tarvittaessa koko henkilöstö saadaan tavoitettua nopeasti ja luotettavasti, mikä onkin Perikankaan mielestä yksi Secappin käytön parhaita puolia.
Secapp tuo varmuutta siten myös päivittäiseen toimintaan, vaikka se ei Verohallinnossa varsinaisena sisäisen viestinnän järjestelmänä olekaan. Mahdollisessa järjestelmähäiriössä se on nopeasti ulottuvilla oleva apu tiedotuksessa, keskustelukanavana tai videoneuvotteluissa.
Secapp tukee myös varautumisen toimenpiteitä ja harjoittelua. Skenaariosta riippuen harjoiteltavana voi olla esimerkiksi tietotekninen häiriö tai vaikkapa vesivahinko, kertoo Perikangas. Hän nostaa esiin myös ajankohtaisen esimerkin energiakriisiin liittyen.
– Kuluneen talven aikana myös meillä Verohallinnossa on ollut esillä sähkökatkot ja niihin varautuminen. Mahdollisia katkoja varten on tehty suunnitelmia, miten Secappia tullaan käyttämään henkilöstön tiedottamiseen ja toimintaohjeiden jakamiseen, jos todellinen tilanne tulee. Secapp tukee tällaisessa hyvin kohdennettua viestintää.
Parempaa toimintavarmuutta ja mahdollisuuksia käytön monenlaiseen laajentumiseen
Secappissa on paljon mahdollisuuksia erilaisiin integraatioihin ja toimintoja on paljon myös mahdolliseen käytön laajentamiseen. Kai Perikangas kertoo, että Verohallinnossa on tunnistettu integraatioiden mahdollisuudet.
Tulevaisuuden visioista Perikangas valottaa suunnitelmaa hyödyntää Secappin kaksisuuntaista viestintää laajemminkin matkustamisessa. Matkustajan ongelmatilanteessa Secapp on oivallinen ja turvallinen yhteydenpitokanava.
“Secappin parhaimpiin puoliin kuuluu meidän käytössämme ehdottomasti se, että se on erillisjärjestelmä ja siten tukee omaa toimintavarmuuttamme.”
Organisaation sisältä saatu palaute viestien luotettavasta perillemenosta on lisännyt varmuutta siitä, että asia koetaan sisäisestikin tärkeäksi. Viestit saadaan usealla eri tavalla perille, ja ne myös tavoittavat oikeat henkilöt. Pilotoinnissa olevat ryhmätyöskentelyn mahdollisuudet ovat saaneet myös positiivista palautetta; mahdollisuus keskusteluihin olennaisen ryhmän kesken sekä Secapp Meet -videoneuvotteluissa.
“Secappin parhaimpiin puoliin kuuluu meidän käytössämme ehdottomasti se, että se on erillisjärjestelmä ja siten tukee omaa toimintavarmuuttamme. Se on myös hyvässä mielessä yksinkertainen ja erinomainen työväline henkilöstön tiedottamiseen”, kiteyttää Perikangas Secappin hyötyjä.
– Toiminnallisuuksien kannalta Secappin kehitys on lähtenyt hyvään vauhtiin, ja uusia ominaisuuksia tulee niin paljon, että on mietittävä, mitä niistä tarvitsemme juuri omassa käytössämme. Kehitys on ollut Secappilla viime vuosina ripeää ja järjestelmä taipuu monen erilaisen toimijan tarpeisiin.
