Neljän kunnan yhteinen varautumismalli – Secapp yhtenäistää häiriötilanneviestinnän yli kuntarajojen

Varsinais-Suomessa sijaitsevat Kaarina, Paimio, Sauvo ja Lieto tunnistivat yhteisen tarpeen: häiriö- ja poikkeustilanteisiin tarvittiin toimiva, luotettava ja yhtenäinen viestintäjärjestelmä, joka tukisi kuntien välistä yhteistyötä. Yhteisen varautumisen tueksi kunnat päätyivät Secappiin. Kyseessä on uniikki malli, sillä vastaavaa käytäntöä ei ole vielä muualla.

Yhteinen varautuminen tarkoitti kunnille muutakin kuin yhteistä suunnittelua. Se edellytti käytännön toimintamalleja ja työkaluja, jotka toimivat myös häiriötilanteissa. Kuntien välisessä yhteistyössä korostui tarve viestintäratkaisulle, joka on luotettava, nopea ja tukee yhteisen tilannekuvan muodostamista yli kuntarajojen.

Varautumisen kokonaisuutta koordinoi neljän kunnan yhteinen varautumispäällikkö. Hänen tehtävänään on kehittää yhteisiä toimintamalleja ja varmistaa, että häiriötilanteissa tieto kulkee oikeille toimijoille oikeaan aikaan – myös kuntarajojen yli.

Häiriötilanteet kunnissa voivat olla esimerkiksi vesi- tai sähkökatkoja, kyberhäiriöitä tai muita arjen toimintaa vaikeuttavia tilanteita, joissa nopea ja kohdennettu viestintä on ratkaisevaa. Ennen Secappia häiriötilanteiden viestintä kunnissa oli hajautunut useisiin kanaviin. Käytössä oli Teamsia, sähköpostia, puhelinsoittoja ja erilaisia pikaviestipalveluja.

– Viestintä oli hajanaista. Tunnistimme tarpeen yhtenäistää toimintaa, jotta tavoitetaan avainhenkilöt vuorokaudenajasta riippumatta ja toimitaan yhdellä alustalla, kertoo neljän kunnan yhteinen varautumispäällikkö Samu Ekroos.

Kun varautumista tehdään yhdessä, myös viestinnän tulee tukea kuntarajat ylittävää toimintaa ja yhteistä tilannekuvaa. Secappin hälyttämisen ja tiedottamisen toiminnot tukevat nopeaa reagointia häiriötilanteissa valmiiden viestipohjien, kohdennetun hälyttämisen ja jaetun tilannekuvan avulla.

Secappin valinta perustui tunnistettuun tarpeeseen ja aiempaan käyttökokemukseen.

– Olen itse käyttänyt Secappia jo vuodesta 2015 lähtien. Tunnistin ominaisuuksia, jotka sopivat hälyttämisen lisäksi viestintään, tilannekuvan muodostamiseen ja tiedostojen jakamiseen. Se on yksi osa yhdessä tekemistä, Ekroos kuvaa.

Yhteishankinta eteni kunnissa sujuvasti ja käyttöönotto toteutettiin hallitusti koulutusten kautta. Pääkäyttäjäkoulutuksen jälkeen järjestelmä oli helppo ottaa käyttöön, eikä käyttöönotto vaatinut raskaita muutoksia olemassa oleviin toimintamalleihin. Tämä mahdollisti sen, että Secapp saatiin nopeasti käyttöön osaksi arjen varautumista. Kolmessa kunnassa Secapp on jo aktiivisessa käytössä, ja yhdessä kunnassa käyttöönottoa vielä testataan.

Secappin valinnassa korostuivat erityisesti järjestelmän soveltuvuus kuntien yhteiseen varautumiseen, toimintavarmuus häiriötilanteissa sekä helppo laajennettavuus eri toimialoille. Ratkaisun tulee toimia myös tilanteissa, joissa muut arjen järjestelmät eivät ole käytettävissä ja tukea usean kunnan yhteistä toimintaa ilman raskaita integraatioita tai monimutkaista hallintaa. Secapp toimii erillisenä järjestelmänä, eikä ole riippuvainen yksittäisestä viestintäkanavasta tai käyttäjän henkilökohtaisista tunnuksista.

Tällä hetkellä Secapp on kunnissa käytössä erityisesti häiriötilanneviestinnässä. Yksi keskeinen muutos aiempaan on ollut viestinnän kohdentaminen: kaikki tieto ei mene kaikille, vaan viestit voidaan suunnata juuri niille toimijoille, joita tilanne koskee. Tämä vähentää turhaa hälyä ja auttaa keskittymään olennaiseen häiriötilanteen aikana.

Yhtenäinen järjestelmä mahdollistaa:

• viestinnän yhdellä alustalla
• avainhenkilöiden nopean tavoittamisen
• tilannekuvan muodostamisen ja seuraamisen
• tiedon jakamisen kuntien välillä.

– Yhtenäistäminen on ollut keskeinen muutos. Nyt toimitaan yhdellä alustalla, ja se keventää merkittävästi viestintää ja johtamista häiriötilanteissa, Ekroos sanoo.

Käyttö on alkanut ydintoiminnoista ja avainhenkilöistä, ja järjestelmää on laajennettu tarpeen mukaan. Käyttöä tarkastellaan jatkuvasti suhteessa varautumisen tarpeisiin ja eri toimialojen rooleihin.

Secapp ei ole pelkästään reagointia varten, vaan se tukee myös ennakointia ja yhteistyötä yli kuntarajojen.

– Nyt voimme yli kuntarajojen antaa toisille kunnille heads up -tyyppistä tietoa: tällainen häiriö on meneillään, ei vaadi reaktiota, mutta kannattaa seurata. Tämä tukee ennakointia ja varautumista, Ekroos kuvaa.

Yhteinen järjestelmä mahdollistaa sen, että kunnat voivat seurata toistensa tilannetta ja valmistautua tarvittaessa jo ennen kuin häiriö vaikuttaa omaan toimintaan. Samalla se on vahvistanut yhteistyötä hyvinvointialueen kanssa.

– Hyvinvointialue on keskeinen yhteistyökumppani häiriötilanteissa. Kun käytämme samaa järjestelmää, ei tarvita erillisiä ratkaisuja viestintään. Tämä helpottaa tiedon jakamista ja yhteistä valmistautumista, Ekroos kertoo.

Kunnat ovat voineet välittää hyvinvointialueelle ennakkotietoa häiriötilanteista, joilla on vaikutuksia palvelutuotantoon ja asukkaiden arkeen. Tämä on mahdollistanut sen, että hyvinvointialue on voinut valmistella omia toimiaan ajoissa.

Järjestelmähankinta on kunnille aina investointi, jonka hyötyjä tarkastellaan kriittisesti. Ekroosin mukaan Secappin arvo ei synny yksittäisestä ominaisuudesta, vaan kokonaisuudesta: kun viestintä, johtaminen ja tilannekuva kevenevät, häiriötilanteiden hallintaan kuluu vähemmän henkilötyötä ja niiden vaikutukset jäävät pienemmiksi.

– Kun viestintä, johtaminen ja tilannekuvatoiminta kevenevät, se palvelee aivan kaikkea. Jos prosessit kevenevät ja häiriötilanteiden vaikutuksia pystytään hallitsemaan paremmin, syntyy myös säästöjä, hän sanoo.

Häiriötilanteissa kunnilla on paljon muutakin hoidettavaa. Siksi järjestelmän tulee tukea toimintaa, ei kuormittaa sitä. Samalla pelkkä harvoin käytettävä kriisityökalu sisältää riskin, että se jää vieraaksi silloin, kun sitä eniten tarvitaan. Secappin etuna on, että sitä voidaan hyödyntää myös varautumisen arjessa – viestintään, tilannekuvan ylläpitoon ja tiedon jakamiseen – jolloin käyttö pysyy luontevana myös poikkeuksellisissa tilanteissa.

Ekroos kannustaa myös muita kuntia harkitsemaan yhteistä järjestelmää varautumisen tueksi.

– Jos kunnat tekevät varautumisessa yhteistyötä, yhteinen järjestelmä helpottaa viestintää, tukipyyntöjen välittämistä ja tilannekuvan muodostamista häiriötilanteen hallinnan vaiheessa. Meille Secapp on osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi juuri tähän, Ekroos sanoo.

Varsinais-Suomen malli osoittaa, että yhteinen varautuminen ja yhteinen järjestelmä voivat muodostaa kokonaisuuden, joka tukee kuntien toimintaa paitsi kriiseissä myös arjen ennakoinnissa ja tiedolla johtamisessa.

Neljän kunnan yhteisessä varautumismallissa viestintäratkaisulta edellytettiin toimintavarmuutta, luotettavuutta ja soveltuvuutta usean toimijan yhteistyöhön. Secapp vastaa näihin vaatimuksiin usealla tasolla:

1. Kotimaisuus ja huoltovarmuus: Secapp on suomalainen ratkaisu, jossa viestintä ja data pysyvät Suomessa, suomalaisen lainsäädännön piirissä.
2. Toimintavarmuus häiriö- ja poikkeustilanteissa: Secapp on suunniteltu sekä viranomais- että kriisitilanteisiin. Järjestelmä toimii erillisenä ratkaisuna, eikä ole riippuvainen arjen viestintä- tai yhteistyöjärjestelmistä.
3. Yhteistoiminta yli kuntarajojen: Secapp mahdollistaa viestinnän ja tilannekuvan jakamisen usean kunnan välillä. Ratkaisu ei rajoitu vain organisaation sisäiseen hälyttämiseen, vaan tukee laajempaa yhteistyötä ja ennakointia.
4. Hallittu ja helppo käyttöönotto: Käyttöönottoa tuetaan koulutuksilla ja järjestelmää voidaan ottaa käyttöön vaiheittain. Tämä madaltaa kynnystä uuden järjestelmän käyttöönottoon ja tukee sen juurtumista osaksi arkea.